Расходы, связанные с зарубежными командировками, возникают почти у всех субъектов хозяйствования независимо от формы собственности. Какими должны быть действия работника бухгалтерской службы, если аванс на командировку был выдан в одной валюте, а средства расходовались в другой?
Как известно, работникам, которые направляются в командировку, нужно выдать аванс в пределах суммы, достаточной для оплаты проезда, найма жилья и для суточных расходов (ст. 121 Кодекса законов о труде Украины и п. 4 р. І Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу в редакции приказа Минфина Украины от 17.03.11 р. № 362, далее — Инструкция о командировках).
Инструкция о командировках является обязательным документом для бюджетных учреждений (организаций), а вот для всех остальных предприятий − справочным (вспомогательным). Об этом, кстати, неоднократно отмечали налоговики (например, письмо от 03.07.13 г. № 6091/6/99-99-22-02-04-15/169).
Таким образом, предприятию необходимо определиться, будут ли использоваться им нормы Инструкции о командировках для учета, и утвердить свое решение приказом. Советуем утвердить на предприятии внутреннее положение о командировках, где будут предусмотрены отдельные нормы, которые предприятие будет использовать в своей деятельности (эти нормы не должны противоречить действующему законодательству). Основой для такого положения может стать Инструкция о командировках.
В случае загранкомандировки аванс следует выдать в валюте того государства, куда направляют работника, или ее свободно конвертируемый эквивалент (п. 5 р. III Инструкции о командировках).
Чаще всего аванс наличными выдают не в валюте страны командировки, а в свободно конвертируемой валюте (например, в долларах США или евро). Расходы работник в стране командировки понесет именно в валюте страны командировки. Возникает вопрос, как суммы таких расходов перевести в валюту аванса?
Возможны такие варианты развития событий.
Вариант 1. Работник обменял в стране командировки аванс в свободно конвертируемой валюте в пункте обмена валют или в банке на валюту страны командировки и прикрепил подтверждающие документы об обмене инвалюты к авансовому отчету. В таком случае отражать обменянную сумму аванса следует по курсу валюты, указанному в таких документах.
Вариант 2. Работник обменял в стране командировки аванс в свободно конвертируемой валюте в пункте обмена валют или в банке на валюту страны командировки, но не прикрепил подтверждающие документы об обмене инвалюты к авансовому отчету (например, он просто не позаботился о получении/сохранении таких документов).
Разобраться с этой ситуацией поможет абз. 2 п. 19 р. III Инструкции о командировках, где определено: «В случае отсутствия подтверждающих документов об обмене валюты, в которой выдан аванс, на национальную валюту государства командировки перерасчет расходов, осуществленных в командировке, которые подтверждены документально, осуществляется исходя из кросс-курса, рассчитанного по официальному обменному валютному курсу, установленному Национальным банком Украины на день утверждения отчета об использовании средств, предоставленных на командировку».
Вариант 3. Если на дату утверждения авансового отчета Национальный банк Украины не установил официальный курс для валюты страны командировки, то для отражения в учете расходов по такой командировке следует использовать информацию о курсе гривны к доллару, установленном в соответствии с пп. «а» п. 3 Положения об установлении официального курса гривны к иностранным валютам и курса банковских металлов, утвержденного постановлением Правления НБУ от 12.11.03 г. № 496, и о текущих кросс-курсах соответствующих валют к доллару США на международных валютных рынках, в том числе тех, которые публикует газета Financial Times.
