В связи с динамическими изменениями и стремительным появлением новых технологий компании вынуждены трансформировать собственные стратегии, системы и структуры управления, чтобы идти в ногу со временем и сохранять рыночные позиции. Однако не всегда разовые инициативы помогают бизнесу улучшить сложившуюся ситуацию. Поэтому нужно учиться управлять изменениями, чтобы как можно эффективнее адаптировать все процессы к новым вызовам рынка.
Почему изменениями необходимо управлять
Компании независимо от формы собственности и отраслевой принадлежности вынуждены постоянно реагировать на внешние и внутренние вызовы и угрозы, ведь современный бизнес функционирует в чрезвычайно динамичной среде, часто с высоким уровнем неопределенности. Это в значительной степени обусловлено постоянно растущей глобализацией, размыванием границ между странами и конкуренцией. Кроме того, меняются потребности клиентов, квалификация работников. Однако основная сложность состоит в том, что компания не успевает или не в состоянии перестраиваться под разные типы вызовов и проигрывает конкурентам в скорости внедрения изменений, а следовательно – в борьбе за клиента и первенство на рынке..
Соответственно, изменения нужны, чтобы не потеряться в «море» бизнеса, быстро и эффективно реагировать на вызовы внешней среды из-за непрерывного усовершенствования внутренних, технологических, управленческих процессов и структуры управления. Именно умение компаний своевременно проводить изменения, связанные с меняющейся средой функционирования или, что еще более важно, способность менять саму среду функционирования «под себя» является cамым важным свойством современной компании, обеспечивающим конкурентность и ее способность быть успешной в средне- и долгосрочной перспективе.
Управление изменениями – это процесс освоения и внедрения новой идеи, типа поведения или любое изменение определенного элемента системы управления компанией. Это может касаться как основных, так и вспомогательных бизнес-процессов. Примерами изменений могут быть улучшение предоставления услуг клиентам, создание нового продукта или услуги, перестройка организационно-функциональной структуры бизнеса под изменения технологий, совершенствование корпоративной культуры и пр.
Типы организационных изменений
Все изменения в компаниях можно свести к двум типам: операционные изменения, связанные с улучшением бизнес-процессов, и стратегические изменения, направленные на кардинальное обновление организации, переориентацию ее миссии, целей и задач.
На практике существуют плановые и стихийные конфигурации. Стихийные изменения – это реактивная реакция на неблагоприятное влияние случайных факторов. Такие изменения не являются системными, осуществляются обычно локально и, соответственно, не меняют смежные процессы, а следовательно, в итоге приводят к дополнительным потерям.
Плановые изменения – это проактивное реагирование на проблему, то есть продуманные, взвешенные шаги по улучшению. Другими словами, это система действий, для реализации которых следует провести определенные исследования, идентифицировать и локализовать проблему, выявить возможности и угрозы, понять сильные и слабые стороны компании.
Принципы управления изменениями
Управление изменениями – трудоемкая и длительная работа. Ошибки при их внедрении могут дорого стоить как компании, так и ее сотрудникам. Поэтому, проводя изменения в сознании персонала, следует быть уверенным, что они приведут к желаемым результатам – повышению качества работы и улучшению результатов деятельности. Такую уверенность может дать соблюдение основных принципов управления изменениями.
- Четкое определение целей изменений
Для управления изменениями следует понимать, с какой целью их нужно добиться. Цели изменений на личностном уровне обязаны согласовываться с целями организационных изменений. В противном случае существует риск, что организационные изменения не получат необходимую поддержку на личностном уровне.
- Понимание положения дел
Управление изменениями на личном уровне связано с организационными изменениями. Чтобы проводить изменения в работе, следует знать, как поставленные задачи выполняются в настоящее время, какие факторы заставляют персонал выполнять их именно таким образом.
- Планирование изменений
Без плана эффективное управление изменениями невозможно. Планирование изменений позволяет определить влияние личностных изменений на организационные, выявить преимущества изменений, возможные трудности и альтернативы реализации задуманных организационных новаций.
- Информирование персонала
Управление изменениями не может происходить, если персонал изолирован от информации. При внедрении изменений люди пытаются получить как можно больше сведений о том, какие изменения осуществляются и какой результат ожидается. Незнание целей изменений увеличивает уровень тревожности персонала. Поэтому нужно регулярно информировать работников о проведенных изменениях и ожидаемых результатах.
Первым и обязательным условием того, чтобы работники были заинтересованы в реализации предлагаемых изменений, должно быть их вовлечение в изучение существующих проблем деятельности. До тех пор, пока члены команды не поймут, ради чего внедряются новые правила или процедуры, они сочтут это пустой тратой времени.
Коллектив следует обязательно проинформировать о планируемых изменениях в распределении ответственности. Должно быть обеспечено эффективное общение подчиненных с руководителями. Руководители должны предоставлять подчиненным информацию об их задачах в тех объемах, которые необходимы для выполнения задач по новым схемам работы.
Если руководители не поддерживают и не стимулируют новые методы работы, люди склонны возвращаться к предыдущим. Поэтому следует поощрять любые, даже самые незначительные достижения сотрудников. Поощрения должны быть не только материального, но и морального характера.
После того как процедуры и схемы работы начинают действовать, работники не нуждаются в приказах и наставлениях. Они уже достаточно хорошо обучены новым методам работы. Единственное, что им нужно, – это поддержка со стороны руководства и вовлечение в процесс принятия решений.
