В процессе подготовки оперативного бюджета прогнозируемые объемы продаж и производства трансформируются в количественные оценки доходов и расходов для каждого из действующих подразделений компании. О чем следует помнить, составляя такой бюджет?
Составляющие планирования
Оперативный бюджет показывает планируемые операции на предстоящий год для сегмента или отдельной функции предприятия. Он составляется исходя из основных направлений и планов, утвержденных в процессе подготовки бюджета. Оперативный бюджет фактически разрабатывают все центры ответственности, и каждый из них имеет не только свои цели и задания, но и объемы обрабатываемой информации. В дальнейшем все их разработки объединяются в единый консолидированный бюджет предприятия. Данный процесс координирует бюджетный комитет. Основную работу при создании бюджета выполняют не только финансовые и производственные центры ответственности, но и отдел маркетинга. Скорость, достоверность и точность в расчетах способствуют качеству планирования.
Составление данного бюджета может рассматриваться и как бухгалтерский процесс, и как процесс управления. Принципиальное же отличие заключается в том, что бюджетные данные отражают запланированную деятельность предприятия в будущем, а не запись того, что уже произошло в прошлом.
В оперативном бюджете, как и во всем бюджете предприятия, все взаимосвязано. На данные оперативного бюджета существенно влияет планируемый объем продаж. На план закупок оказывает существенное влияние не только объем производства, но и решения, связанные с товарно-материальными запасами, и т. д. Поэтому перед составлением оперативного бюджета тщательно разрабатывается порядок создания конкретных частей данного бюджета и срок, в течение которого подготовка каждого из них должна быть завершена.
Бюджет продаж
Прогноз объема продаж – это необходимый предварительный этап работы по подготовке бюджета предприятия. Объем продаж и его товарная структура предопределяют уровень и общий характер деятельности предприятия. Таким образом, план продаж, который оказывает воздействие на большинство других планов, должен быть составлен в самом начале процесса подготовки бюджета. При его подготовке необходимо не только учитывать уровни объема продаж за предыдущие периоды, но и анализировать ряд факторов, каждый из которых может существенно повлиять и на объем продаж, и на его зависимость от прибыльности продукции.
Надежность прогноза продаж повышается в результате использования комбинаций экспертных и статистических методов. Данный бюджет составляется с учетом уровня спроса на продукцию предприятия, географии сбыта, категорий покупателей, сезонных факторов. Он также включает ожидаемый денежный поток от продаж, который в дальнейшем будет включен в доходную часть бюджета потока денежных средств.
Почти у всех предприятий составление бюджета продаж вызывает сложности. Это связано с тем, что выручка от реализации продукции зависит от действий клиентов предприятия, которыми нельзя управлять напрямую. Размер плановых затрат определяется, прежде всего, посредством деятельности самого предприятия (кроме цен покупных товаров на входе) и поэтому может планироваться с большей уверенностью.
Помимо этого, нужно помнить, что продажи как бизнес-процесс для всех предприятий очень важны. Поэтому к разработке модели бюджета продаж нужно относиться очень серьезно. Особенно тем предприятиям, основной вид деятельности которых — сбыт продукции. В такой ситуации основную погрешность в расчетах итоговых финансовых бюджетов задает именно бюджет продаж. Это значит, что если бюджет продаж составлен некорректно, то, как бы детально предприятие ни планировало все остальные бюджеты, итоговая погрешность расчетов будет существенной, поскольку показатели большинства бюджетов зависят от показателей бюджета продаж.
Бюджет закупок
План закупок по видам продукции с использованием ассортиментного ряда или по основным поставщикам представляет собой бюджет закупок. Он показывает, сколько и какой продукции должно приобрести предприятие не только у внешних, но и внутренних поставщиков.
Бюджет закупок составляет центр ответственности, связанный с закупками, исходя из бюджета продаж, так как объем закупок напрямую зависит от объема продаж. При этом объем закупок сырья и материалов зависит от ожидаемого объема их использования, а также от предполагаемого уровня запасов. Бюджет закупок, как правило, составляется с учетом сроков и порядка погашения кредиторской задолженности за материалы.
Формула для вычисления объема закупок и постановки расчетных данных в бюджет выглядит следующим образом:
Объем закупок = ожидаемый объем использования + предполагаемый уровень запасов на конец периода – запасы на начало периода.
Бюджет производства
Это план выпуска продукции в натуральных показателях, который составляется исходя из бюджета продаж. Он учитывает не только производственные мощности, увеличение или уменьшение запасов (бюджет производственных запасов), но и величину внешних закупок.
Необходимый объем выпуска продукции рассчитывается по такой формуле:
Необходимый объем выпуска продукции = предполагаемый запас готовой продукции на конец периода + объем продаж за данный период – запас готовой продукции на начало периода.
Бюджет производственных запасов
Этот бюджет содержит информацию, необходимую для подготовки прогнозного отчета о прибылях и убытках. К такой информации относятся:
- данные о производственной себестоимости реализованной продукции;
- прогнозный балансовый отчет — данные о состоянии нормируемых оборотных средств (сырья, материалов и запасов готовой продукции) на конец планируемого периода.
Объем незавершенного производства определяется исходя из технологических особенностей изготовления продукции.
Бюджет общепроизводственных расходов
Этот бюджет состоит из объема всех затрат, связанных с производством продукции, за исключением прямых затрат на материалы и оплату труда. Общепроизводственные расходы состоят из постоянной и переменной частей. Постоянная часть планируется исходя из потребностей производства, переменная — как нормативная составляющая.
Бюджет трудовых затрат
К прямым затратам на оплату труда относятся затраты на заработную плату основного производственного персонала. Бюджет затрат на оплату труда готовится исходя из бюджета производства, данных о производительности труда и ставок оплаты труда. Следует обратить внимание на то, что в бюджете заработной платы основного производственного персонала необходимо выделять две составные части:
- фиксированную часть оплаты труда;
- сдельную часть оплаты труда.
Бюджет коммерческих расходов
В бюджете коммерческих расходов учитываются все расходы, связанные со сбытом, продвижением и хранением товара. При составлении данного бюджета в отдельную группу выделяются постоянные затраты: расходы на рекламу и маркетинг и расходы на хранение товаров на ответственном хранении. Величина этих расходов планируется на основе решений менеджмента. Например, может быть принято решение об изменении площади арендуемых помещений.
Бюджет коммерческих расходов формируется с учетом переменных расходов, связанных с комиссионным вознаграждением, затратами на упаковку, складскую обработку, транспортировку товаров заказчикам и зависит от объема продаж и закупок. Рассматриваемый бюджет связан с бюджетом переменных общепроизводственных расходов.
Коммерческие расходы группируются по категориям, основными из которых являются виды продукции, категории покупателей.
Бюджет общих и административных расходов
Данный бюджет показывает все расходы, не связанные с коммерческой деятельностью предприятия. Общие и административные расходы носят постоянный характер. Бюджет общих и административных расходов составляется на основе бюджетов, подготовленных центрами ответственности.
Прогнозный отчет о прибылях и убытках
Названный отчет показывает, какой доход получило предприятие за отчетный период и какие затраты понесло. Информация о доходах поступает из бюджета продаж, а информация о расходах, связанных с текущей деятельностью предприятия, – из бюджета коммерческих расходов и бюджета общих и административных расходов.
Составление прогнозного отчета о прибыли и убытках – последний этап при подготовке оперативного бюджета.
