Система дисконтов должна иметь документальное подтверждение скидок. Поговорим об этом подробнее.
Подтверждением скидок являются договор и маркетинговое соглашение. В них предусмотрены условия возникновения тех обстоятельств, которыми обусловлено предоставление скидки. Заключая договоры, рекомендуем избегать ситуаций, когда для одного и того же покупателя используются разные механизмы расчетов, например, регулярные разовые скидки с оптовой цены и одновременно бонус за превышение установленных объемов продаж или другие варианты.
Согласно п. 1 части первой ст. 208 Гражданского кодекса Украины (далее – ГКУ), сделки между юридическими лицами должны совершаться в письменной форме. В то же время договорные отношения могут и не оформляться в виде одного документа, подписанного сторонами. Исходя из ст. 205 ГКУ договор заключается в любой форме, предусмотренной для совершения сделок, если для таких договоров закон не устанавливает определенную форму. Это может быть обмен любыми документами: переписка сторон, оферта. К последней частью второй ст. 641 ГКУ относится, в частности, рекламные или иные предложения, предназначенные для неопределенного круга лиц. Если стороны договорились заключить договор в определенной форме, он считается заключенным после придания ему условленной формы, даже если закон ее и не требует. Для розничных сетей – это публично объявленные условия продажи товаров.
Подтверждением скидок являются первичные документы. К ним, прежде всего, относятся товаросопроводительные документы (первоначальные, переоформленные, с нулевой ценой). Накладные на отгрузку товара должны быть составлены с указанием размера скидки и принципа ее распределения по номенклатурным позициям каждой накладной.
Важнейший первичный документ – акт предоставления скидок (расчет предоставляемых скидок), документально подтверждающий выполнение условий предоставления скидки, предусмотренных в договоре. Такой акт составляет продавец товара. В нем должна быть информация о том, по каким накладным (их реквизиты) и, по возможности, по каким конкретно товарным позициям, в каком размере предоставлена скидка.
Для оформления некоторых видов скидок применяется специальный пакет первичных документов. Если товар потерял качество, внешний вид либо появились дефекты в процессе его транспортировки, хранения или даже реализации, продавец должен составить акт о переоценке товаров либо опись-акт уценки залежавшихся товаров и продукции и избыточных товарно-материальных ценностей (Приложение к Положению о порядке уценки и реализации залежавшейся продукции из группы товаров широкого потребления, продукции производственно-технического назначения и избыточных товарно-материальных ценностей, в редакции приказа Минэкономики и Минфина Украины от 15.12.1999 г. № 149/300) и установить новую продажную цену.
Оформлять некоторые скидки можно отчетами коммерческих менеджеров, где будут указаны наименования покупателей, реквизиты договора, основания начисления скидки, ее размер. Периодичность составления таких отчетов и порядок их представления должны быть зафиксированы в Правилах документооборота продавца, а форма самого отчета утверждена в качестве одного из приложений к приказу об учетной политике.
Подтверждением предоставления скидки могут быть различные внутренние организационно-распорядительные документы по реализации продавцом политики скидок. При их разработке следует соблюдать принцип маркетинга – скидки должны быть или не для всех, или не всегда. Такими документами являются приказ или распоряжение руководителя, в котором указываются причина снижения цен (сезонная распродажа, маркетинговая политика, реализация опытных моделей с целью ознакомления покупателей, другие виды скидок); период действия скидки; договор с покупателем; публичная информация о ценах на реализуемые товары (прайс-лист) с отражением суммы скидки и оснований для ее предоставления.
Скидка может быть подтверждена и прочими значимыми внутренними документами. Это могут быть решения совета директоров; утвержденные прайс-листы с отражением суммы скидки, оснований для ее предоставления; служебные записки с расчетами и обоснованиями линейных руководителей; утвержденные расчеты размеров скидок; письменные отчеты о результатах регулярного анализа цен конкурентов на аналогичные товары по всем рынкам их реализации и другие документы.
Обращаем внимание: все внутренние документы должны подтверждать, что скидки способствуют повышению покупательского спроса и, как следствие, увеличению объемов продаж и росту прибыли.
