Если предприятие не создает резерва отпусков, это может привести к серьезным ошибкам. Так, в некоторых месяцах года (или определенных годах) вследствие несозданного резерва будет завышен размер расходов. Как отразить в учете созданный резерв отпусков?
В бухгалтерском учете размер созданного резерва отпусков признают расходами (абзац седьмой п. 13 П(С)БУ 11).
Отражают его создание по кредиту субсчета 471 «Обеспечение выплат отпусков» в корреспонденции с дебетом счетов 23, 91, 92, 93 или 94. Именно так предлагает отражать в учете резерв отпусков Минфин (письмо от 24.05.2007 г. № 31-34000-10-10/10654).
Резерв отпусков включают полностью в расходы при его начислении (т.е. ежемесячно), не дожидаясь реального использования резерва.
Насчитывая отпускные, сумму компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении, а также ЕСВ на эти суммы, размер начисленного резерва отпусков постепенно уменьшается. Итак, при начислении отпускных в учете делают следующие проводки:
– Дт 471 – Кт 661 – на сумму начисленных отпускных или компенсации за неиспользованный отпуск;
– Дт 471 – Кт 651 – на сумму ЕСВ, начисленного на отпускные или компенсацию.
Использовать резерв можно только в пределах начисленной суммы. Иначе говоря, по субсчету 471 должен быть только кредитный остаток. Дебетового остатка возникать не должно. Суммы отпускных и начисленного ЕСВ на них, для которых не хватило начисленного в начале месяца резерва, относят непосредственно к расходам отчетного периода. Поэтому сумму превышения начисленных отпускных над размером созданного резерва предприятие должно отнести к расходам периода с помощью записи: Дт 23, 91, 92, 93, 94 – Кт 661, 651.
Следует помнить и об инвентаризации резервов отпусков. Если в результате инвентаризации окажется, что работник использовал меньше (больше) дней отпуска, чем планировалось, предприятие должно откорректировать начисленную сумму резерва. Делать это нужно:
– в сторону увеличения – проводкой Дт 23, 91, 92, 93, 94 – Кт 471;
– в сторону уменьшения – методом «красное сторно»: Дт 23, 91, 92, 93, 94 – Кт 471 или прямой проводкой Дт 471 – Кт 719.
