Представительские расходы в соответствии с п. 18 П(С)БУ 16 «Расходы», как и общие корпоративные расходы, относятся к административным. Если понесенные расходы классифицируются как расходы на рекламу и/или исследование рынка, то,согласно п. 19 П(С)БУ 16, их следует отнести к расходам на сбыт. О бухгалтерском и налоговом учете представительских расходов – далее.
Бухгалтерский учет
В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета активов, капитала, обязательств и хозяйственных операций предприятий и организаций, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 30.11.1999 г. № 291, представительские расходы отражаются в бухгалтерском учете следующими записями:
- отнесены расходы на бронирование мест в гостинице и проживание, на транспортное и буфетное обслуживание в составе расходов: Дт счета 92 «Административные расходы» (дебет счета 93 «Расходы на сбыт») − Кт субсчета 685 «Расчеты с прочими кредиторами»;
- отражен налог на добавленную стоимость (далее − НДС) в составе налогового кредита: Дт субсчета 641/НДС − Кт субсчета 685;
- перечислены средства с расчетного счета на оплату бронирования мест в гостинице и проживание, за транспортное и буфетное обслуживание: Дт субсчета 685 − Кт субсчета 311 «Текущие счета в национальной валюте»;
- начислено вознаграждение переводчику, задействованному на переговорах, согласно договору гражданско-правового характера: Дт счета 92 (93) − Кт субсчета 663 «Расчеты по другим выплатам»;
- начислен единый социальный взнос на вознаграждение: Дт счета 92 (93) − Кт субсчета 651 «Расчеты с общеобязательного государственного социального страховaния»;
- выданы деньги в подотчет на проведение культурной программы: Дт субсчета 372 «Расчеты с подотчетными лицами» − Кт субсчета 301 «Касса в национальной валюте»;
- куплены билеты в театр и использованы во время проведения культурной программы (к авансовому отчету прикреплены билеты), что подтверждено актом произвольной формы: Дт субсчета 92(93) − Кт субсчета 372.
Налог на доходы физических лиц
Для отражения в учете представительских расходов следует иметь в виду, что, в соответствии с требованиями Налогового кодекса Украины (далее − НКУ), в состав налогооблагаемого дохода плательщика налога включаются:
- сумма излишне израсходованных средств, полученных налогоплательщиком на командировку или под отчет и не возвращенных в установленные законодательством сроки (пп. 164.2.11 НКУ);
- суммы денежного или имущественного возмещения каких-либо затрат или расходов плательщика налога, кроме тех, что обязательно возмещаются по закону за счет бюджета или освобождаются от налогообложения в соответствии с разделом IV НКУ (пп. «г» пп. 164.2.17 НКУ).
То есть, если налогоплательщик не возвращает в течение установленного срока сумму, выданную ему под отчет, а также при несвоевременном предоставлении авансового отчета, эти средства подлежат налогообложению налогом на доходы физических лиц (далее – НДФЛ). При этом, в соответствии с пп. «б» пп. 170.9.1 НКУ, налоговым агентом налогоплательщика является лицо, выдавшее такую сумму. А если деньги выдавались под отчет для выполнения отдельных гражданско-правовых действий от имени и за счет лица, которое их выдало, объектом налогообложения будет сумма превышения над фактическими затратами налогоплательщика на выполнение таких действий.
В такие суммы превышения не включаются и не облагаются налогом документально подтвержденные затраты, осуществленные за счет наличных или безналичных средств, предоставленных налогоплательщику под отчет работодателем на организацию и проведение приемов, презентаций, праздников, развлечений и отдыха, приобретение и распространение подарков, в установленных пределах, осуществленные таким плательщиком и/или другими лицами с рекламными целями.
Поэтому для предупреждения проблем в случае проверок органами Государственной фискальной службы Украины рекомендуется получать аванс для осуществления расходов на представительские расходы и отчитываться о его использовании до окончания пятого банковского дня, следующего за днем, в котором налогоплательщик завершает выполнение отдельного гражданско-правового действия по поручению и за счет лица, выдавшего средства под отчет (пп. «б» пп. 170.9.2 НКУ).
Налоговики в ЗИР в категории 103.02 на вопрос «Подлежит ли обложению НДФЛ сумма, полученная под отчет (компенсированная ФЛ, которое потратило собственные средства) для проведения представительских расходов ЮЛ (не в рекламных целях)?» предоставили ответ: «Сумма, полученная под отчет (компенсированная физическому лицу, которое потратило собственные средства) для проведения представительских расходов юридического лица (не в рекламных целях), подлежит налогообложению налогом на доходы физических лиц на общих основаниях».
Учитывая ответ налоговиков, можно сделать вывод, что контроллеры напрямую связывают представительские расходы с рекламой предприятия или продукции/услуг.
