На сегодня нормативным актом, который регулирует состав и содержание расходов на представительские цели, является приказ Министерства финансов Украины «Об утверждении Норм средств на представительские цели бюджетных учреждений и порядка их расходования» от 14.09.2010 г. № 1026 (далее – Приказ № 1026).
Содержание представительских расходов
Предприятия могут использовать этот документ в качестве вспомогательного, поскольку до сих пор законодательством не определен единый для всех предприятий документ, который бы регулировал определение, состав и порядок оформления представительских расходов.
Согласно п. 2 Приказа № 1026, представительские расходы – это расходы на прием и обслуживание иностранных представителей и делегаций, прибывших по приглашению для проведения переговоров с целью осуществления международных связей, установления и поддержания взаимовыгодного сотрудничества.
В приведенном определении ключевыми словами, которые объясняют основное содержание понятия «представительские расходы», являются «прием» и «переговоры».
К представительским относятся расходы, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда, ужина) представителей, транспортным обеспечением, мероприятиями культурной программы, буфетным обслуживанием во время проведения переговоров, оплатой услуг переводчика (внештатного работника), оплатой номеров в гостиницах, а также расходы на бронирование номеров в гостиницах в размере 50% стоимости номера за сутки.
При проведении переговоров или после их завершения принято вручать сувениры участникам мероприятия, например, ручки, блокноты, ежедневники и т.п. Как правило, на таких сувенирах нанесены логотип или название организации, которая приглашает, приведена контактная информация о ней (телефон, адрес почтового ящика или сайт) или сведения о товарах (работах, услугах), которые выпускает (выполняет, оказывает) предприятие. Стоимость подобной сувенирной продукции включается в состав представительских расходов. Ведь вручение сувениров или обмен ими соответствует обычаям делового оборота и, таким образом, способствует укреплению отношений между партнерами. Однако, как правило, на дорогие подарки партнерам логотип фирмы-дарителя не наносят, поэтому целесообразность отнесения этих расходов к представительским, скорее всего, придется доказывать при проверке контролерами.
Документальное оформление представительских расходов
Чтобы расходы можно было классифицировать как представительские, необходимо иметь надлежащим образом оформленные подтверждающие документы. Нужно отметить, что любые нормативные документы, которые регулируют порядок документального оформления представительских расходов, отсутствуют. Поэтому, прежде всего, следует помнить об общих требованиях к обязательным реквизитам первичных документов (счетов, билетов, квитанций, накладных и т.п.), указанных в части второй ст. 9 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-ХІV и в п. 2.4 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина от 24.05.1995 г. № 88.
Такими реквизитами являются:
- название документа;
- дата и место его составления;
- название предприятия, от имени которого составлено документ;
- содержание и объем хозяйственной операции, единица измерения такой операции;
- должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
- личная подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, которое принимало участие в осуществлении хозяйственной операции.
Кроме того, в комплект документов, необходимых для осуществления и оформления представительских расходов, могут входить:
- смета расходов, запланированных на год, утвержденная руководителем фирмы, с детализацией запланированных мероприятий (встреч, презентаций и т.д.);
- отчет о фактически осуществленных расходах за год с детализацией мероприятий, которые были запланированы;
- программа проведения мероприятия (презентации, подписания контрактов и т.п.) с указанием даты и места проведения;
- список участников (как приглашенных лиц, так и работников предприятия) с указанием фамилии, имени, отчества, должности;
- сумма расходов, которые планируются.
Распорядительным документом (приказом, распоряжением) руководителя фирмы определяются лица, ответственные за прием представителей других предприятий по вопросам коммерческой деятельности.
Программа мероприятия должна содержать полный перечень того, что планируется, дату и место его проведения, список приглашенных лиц и представителей приглашающей стороны. Такую программу должен утвердить руководитель фирмы, которая принимает.
Представители и делегации, которые приедут на переговоры как существующие и потенциальные партнеры, независимо от того, отечественные они или зарубежные, должны быть официально приглашены на предприятие. Один из важных документов, подтверждающих обоснованность представительских расходов для прибывающих из-за рубежа и из других городов, − журнал учета прибывающих в командировку, необходимость ведения которого предусмотрено Инструкцией о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Минфина от 13.03.1998 г. № 59 (этот норматив не обязателен к применению всеми предприятиями, но его можно использовать как справочный).
Если во время деловой встречи (переговоров) стороны не пришли к согласию и не заключили договор, не будет лишним документально подтвердить этот факт в виде, например, подписанного представителями обеих сторон протокола о намерении заключить договор в произвольной форме.
