Новый руководитель коммунального учреждения, принимая дела, немного растерялся: он обнаружил, что трудовая книжка работника, которого уволили, осталась в кадровой службе. Как правильно поступить работодателю – переслать ее по почте, отдать родственникам или передать через знакомых? Он обратился к Гоструда с просьбой разъяснить, что делать в этой ситуации. Вот какой алгоритм действий предложили ее представители.
Общий порядок
Ответственность за организацию ведения учета, хранение и выдачу трудовых книжек возлагается на руководителя предприятия, учреждения, организации, представительства иностранного субъекта хозяйствования согласно п. 4 постановления Кабинета Министров Украины «О трудовых книжках работников» от 27.04.1993 г. № 301 (далее – Постановление № 301).
Согласно п. 3 Постановления № 301, трудовые книжки должны храниться на предприятиях, в учреждениях и организациях, в представительствах иностранных субъектов хозяйствования, а в случае увольнения работника трудовая книжка выдается ему под расписку в журнале учета.
В день увольнения сотрудника предприятие обязано осуществить с ним полный расчет и выдать трудовую книжку с записью об увольнении под расписку в журнале учета (ст. 47 Кодекса законов о труде Украины, далее – КЗоТ); Постановление № 301, п. 4.1 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Министерства труда Украины, Министерства юстиции Украины и Министерства социальной защиты населения Украины от 29.07.1993 г. № 58, далее – Инструкция № 58).
Руководителю нужно выяснить, по каким причинам после увольнения работника его трудовая книжка осталась на предприятии.
Причины невыдачи трудовой книжки и варианты решения ситуаций
Работника в день увольнения не было на работе.
В таком случае собственник или уполномоченный им орган в день увольнения направляет уволенному работнику почтовое уведомление с указанием о необходимости получения трудовой книжки. Пересылка трудовой книжки почтой с доставкой по указанному адресу допускается только с его письменного согласия. Саму же трудовую книжку отправлять по почте без письменного согласия сотрудника нельзя.
Сообщение желательно направлять заказным письмом с отметкой о вручении отправления работнику с описью вложения. При таких условиях в случае возникновения трудового спора у работодателя будет дополнительное доказательство об отсутствии его вины в задержке выдачи трудовой книжки.
Можно обратиться с запросом к работнику о предоставлении его согласия на пересылку трудовой книжки средствами почтовой связи с указанием почтового адреса, на который будет отправлено трудовую книжку. Получив от сотрудника такое согласие с указанием адреса, работодатель, руководствуясь п. 4.2 Инструкции № 58, направляет уволенному трудовую книжку на указанный им адрес.
Работнику был предоставлен отпуск с последующим увольнением. В день увольнения он на предприятие не пришел.
Алгоритм действия аналогичен описанному выше.
Работник не получил трудовую книжку в день увольнения в связи с отсутствием на работе по определенным причинам и передал заявление с просьбой выдать его трудовую книжку родственникам.
В таком случае уволенному работнику необходимо оформить доверенность для получения трудовой книжки родственниками. Выдавать трудовую книжку под расписку ближайшим родственникам (без доверенности) можно только в случае смерти сотрудника (п. 4.3 Инструкции № 58).
Не удалось вручить трудовую книжку уволенному работнику
В таком случае следует руководствоваться нормами п. 6.2 Инструкции № 58. Согласно этой норме, трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении, хранятся в течение двух лет в учреждении отдельно от остальных трудовых книжек трудоустроенных работников. После этого срока невостребованные трудовые книжки (их дубликаты) хранятся в архиве в течение 50 лет, а по истечении указанного срока их можно уничтожить в установленном порядке.
Ответственность за несвоевременную выдачу трудовой книжки
Кроме обязательства выдать трудовую книжку работнику в день увольнения, законодательством установлена ответственность за несвоевременную выдачу трудовой книжки при увольнении. За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут дисциплинарную, а в предусмотренных законом случаях и иную ответственность (п. 4 Постановления № 301).
Если задержка в выдаче трудовой книжки произошла по вине работодателя, тогда придется выплатить работнику средний заработок за все время вынужденного прогула (ст. 235 КЗоТ, п. 4.1 Инструкции № 58).
В таком случае днем увольнения будет считаться день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения необходимо издать приказ и внести запись в трудовую книжку работника. Ранее внесенную запись о дне увольнения признают недействительной в порядке, установленном п. 2.10 Инструкции № 58.
