Водителя направили в командировку. Во время рейсовой поездки автомобиль сломался, и его пришлось ремонтировать, для чего были нужны запчасти. С разрешения руководителя водитель их приобрел, а по возвращении из командировки попросил возместить расходы. Как это сделать – далее.
Отчет о потраченных средствах
Прежде всего, работник должен составить и подать в бухгалтерию отчет о потраченных средствах. Сумма возмещения не будет его доходом, поэтому налог на доходы физических лиц (далее − НДФЛ) с этой суммы не нужно удерживать.
В соответствии с письмом Национального банка Украины (далее − НБУ) от 14.09.2016 г. № 18-0005/76945, отношения, возникшие между предприятием и работником, который за собственные средства приобрел товары (работы, услуги), имеют гражданско-правовой характер. Также они регулируются ст.ст. 1159, 1160 Гражданского кодекса Украины (далее – ГКУ).
Следует обратить внимание, что такие отношения имеют много общего с трудовыми. Поскольку товары были приобретены для нужд предприятия, в рамках служебных полномочий работника, то затраты возмещаются за счет предприятия. Минсоцполитики в письме от 14.09.2016 г. № 13517/0/14-16/13 рекомендует рассматривать такие отношения в рамках трудового законодательства.
В статье 1159 ГКУ не уточняется, по какой форме нужно составлять отчет. Впрочем, советуем воспользоваться Отчетом об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, утвержденным приказом Минфина от 28.09.2015 г. № 841.
Наличные ограничения
В соответствии с требованиями нового Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления НБУ от 29.12.2017 г. № 148, предельные ограничения остались без изменений, а предельная сумма наличных расчетов предприятий (предпринимателей) между собой в течение одного дня составляет 10 000 грн.
Работник предприятия, который за собственные наличные средства приобрел товарно-материальные ценности для производственных (хозяйственных) нужд предприятия, получит кассовый чек, в котором будет указано название предприятия (предпринимателя) — продавца товаров (услуг). Следовательно, возникнет наличное ограничение, и в течение дня нельзя будет выдать работнику наличными сумму, превышающую 10 000 грн.
Отражение в учете
Следует обратить внимание, что документы на приобретение запчастей лучше оформлять не на работника, а на предприятие. Это позволит избежать проблемных вопросов с оприходованием.
Материальные ценности нужно оприходовать на баланс предприятия по их первоначальной стоимости, которая фактически будет их себестоимостью (п.п. 8, 9 П(С)БУ 9 «Запасы»). Поступление запасов необходимо оформить с помощью приходного ордера (типовая форма № М-4).
Задолженность предприятия перед работником за приобретенные материальные ценности отражается по кредиту субсчета 372 «Расчеты с подотчетными лицами» в корреспонденции с дебетом субсчета 207 «Запасные части».
Налог на прибыль
Согласно пп. 134.1.1 Налогового кодекса Украины (далее − НКУ), объект налогообложения необходимо определять на основе «бухгалтерского» финансового результата. На момент расчета предприятия с работником не возникает ни доходов, ни расходов. После использования матценностей их стоимость пойдет в расходы. Это могут быть счета 23 «Производство», 91 «Общепроизводственные расходы», 92 «Административные расходы», 93 «Расходы на сбыт», 94 «Прочие расходы операционной деятельности» в зависимости от использования запчастей.
НДС
В рассматриваемой ситуации не будет налоговой накладной. В соответствии с п. 201.11 НКУ вероятность получения налогового кредита является лишь по фискальному чеку при условии, что стоимость приобретения запчастей не будет превышать 200 грн в день (без НДС).
