Основні правила, що стосуються розрахунку відпускних, закріплені в Законі України «Про відпустки» від 15.11.96 р. № 504/96-ВР (далі – Закон № 504). Розглянемо детально алгоритм їх обчислення.

Відповідно до ст. 23 Закону № 504 витрати, пов’язані з оплатою відпусток, здійснюються за рахунок коштів підприємств, призначених на оплату праці, або за рахунок коштів фізичної особи, в якої працюють за трудовим договором працівники.

Для розрахунку сум відпускних використовується середня заробітна плата, правила розрахунку якої наведено в п. 7 Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України (далі − КМУ) від 08.02.1995 р. № 100 (далі – Порядок № 100).

Для визначення суми відпускних, по-перше, потрібно розрахувати суму заробітку за останні перед наданням відпустки 12 місяців. Якщо працівник працював на підприємстві менше року, розрахунковим періодом для нього буде фактично відпрацьований час (повні місяці). По-друге, слід обчислити середньоденну зарплату шляхом ділення сумарного заробітку за 12 місяців на кількість календарних днів у році. Якщо розрахунковий період менше року – на кількість календарних днів у цьому періоді.

Святкові та неробочі дні, які припадають на час відпустки, у розрахунок її тривалості не включаються і не оплачуються. Згідно зі ст. 73 Кодексу законів про працю України таких днів на рік всього 11: 1 і 7 січня, 8 березня; 1, 2 і 9 травня, 28 червня; 24 серпня; 14 жовтня, Великдень і Трійця. Святкові й неробочі дні не оплачуються, але на них продовжується час відпустки.

Відповідно до п. 2 Порядку № 100 час, протягом якого працівники згідно з чинним законодавством або з інших поважних причин не працювали, і за ними не зберігався заробіток або зберігався частково, виключається з розрахункового періоду.

По-третє, потрібно розрахувати суму відпускних. Для цього середньоденну зарплату слід помножити на кількість днів відпустки.

Для обчислення середньої заробітної плати відповідно до п. 3 Порядку № 100 варто включити: основну заробітну плату; доплати і надбавки; виробничі премії та премії за економію конкретних видів палива, електроенергії і теплової енергії; винагороду за підсумками річної роботи та вислугу років тощо.

Одноразова винагорода за підсумками роботи за рік і за вислугу років включається до середнього заробітку шляхом додавання до зарплати кожного місяця розрахункового періоду 1/12 винагороди, нарахованої в поточному році за попередній календарний рік.

Якщо робочі дні у розрахунковому періоді відпрацьовано не повністю, то премії, винагороди та інші заохочувальні виплати під час обчислення середньої заробітної плати за останні два календарні місяці враховуються пропорційно часу, відпрацьованому в розрахунковому періоді.

Усі виплати включаються в розрахунок середньої заробітної плати в тому розмірі, у якому вони нараховані, без виключення сум відрахування на податки, стягнення аліментів тощо.

Для визначення середньої заробітної плати відповідно до п. 4 Порядку № 100 не враховуються:

• виплати за виконання окремих доручень (одноразові), що не входять до обов’язків працівника;
• одноразові виплати (компенсація за невикористану відпустку; матеріальна допомога; допомога працівникам, які виходять на пенсію; вихідна допомога тощо);
• компенсаційні виплати на відрядження і переведення (добові, оплата за проїзд, витрати на найм житла, підйомні, надбавки, що виплачуються замість добових);
• премії за винаходи та раціоналізаторські пропозиції;
• грошові і речові винагороди за призові місця на змаганнях, оглядах, конкурсах тощо;
• пенсії, державна допомога, соціальні та компенсаційні виплати;
• літературний гонорар штатним працівникам газет і журналів, що сплачується за авторським договором;
• вартість безкоштовно виданого спецодягу, спецвзуття та інших засобів індивідуального захисту, мила, змивних і знешкоджувальних засобів, молока та лікувально-профілактичного харчування;
• дотації на обіди, проїзд, вартість оплачених підприємством путівок до санаторіїв і будинків відпочинку;
• виплати, пов’язані з ювілейними датами, днем народження, за довголітню і бездоганну трудову діяльність, активну громадську роботу тощо;
• вартість безплатно наданих деяким категоріям працівників комунальних послуг, житла, палива та сума коштів на їх відшкодування;
• заробітна плата на роботі за сумісництвом (за винятком працівників, для яких включення її до середнього заробітку передбачено чинним законодавством);
• суми відшкодування шкоди, заподіяної працівникові каліцтвом або іншим ушкодженням здоров’я;
• доходи (дивіденди, проценти), нараховані за акціями трудового колективу і вкладами його членів у майно підприємства;
• компенсація працівникам втрати частини заробітної плати у зв’язку з порушенням термінів її виплати.