Право

Трудова книжка звільненого працівника залишилася на підприємстві: що робити працедавцю

Новий керівник комунальної установи, приймаючи справи, дещо розгубився: він установив, що трудова книжка працівника, якого звільнено, залишилася в кадровій службі. Як правильно вчинити працедавцю – переслати її поштою, віддати родичам чи передати через знайомих? Він звернувся до Держпраці з проханням роз’яснити, що робити в цій ситуації. Ось який алгоритм дій запропонували її представники.

Загальний порядок

Відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок покладається на керівника підприємства, установи, організації, представництва іноземного суб’єкта господарювання згідно з п. 4 постанови Кабінету Міністрів України «Про трудові книжки працівників» від 27.04.1993 р. № 301 (далі – Постанова № 301).

Згідно з п. 3 Постанови № 301 трудові книжки повинні зберігатися на підприємствах, в установах та організаціях, у представництвах іноземних суб’єктів господарювання, а в разі звільнення працівника трудова книжка видається йому під розписку в журналі обліку.

У день звільнення співробітника підприємство зобов’язано здійснити з ним повний розрахунок і видати йому трудову книжку із записом про звільнення під розписку в журналі обліку (ст. 47 Кодексу законів про працю України, далі – КЗпП); Постанова № 301, п. 4.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України та Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 р. № 58, далі – Інструкція № 58).

Отже, керівнику потрібно з’ясувати, з яких причин після звільнення працівника його трудова книжка залишилася на підприємстві.

Причини невидачі трудової книжки і варіанти вирішення ситуацій

Працівника у день звільнення не було на роботі.

У такому разі власник або уповноважений ним орган у день звільнення надсилає йому поштове повідомлення із вказівкою про необхідність отримання трудової книжки. Пересилання трудової книжки поштою з доставкою на зазначену адресу допускається тільки за письмовою згодою працівника. Саму ж трудову книжку відправляти поштою без письмової згоди співробітника не можна.

Повідомлення бажано направляти рекомендованим листом з відміткою про вручення відправлення працівнику з описом вкладення. За таких умов у разі виникнення трудового спору в роботодавця буде додатковий доказ щодо відсутності його вини в затримці видачі працівнику трудової книжки.

Можна звернутися із запитом до працівника щодо надання його згоди на пересилання трудової книжки засобами поштового зв’язку із зазначенням поштової адреси, на яку потрібно надіслати трудову книжку. Отримавши від працівника таку згоду із зазначенням адреси, роботодавець, керуючись п. 4.2 Інструкції № 58, надсилає працівникові трудову книжку на вказану ним адресу.

Працівникові було надано відпустку з подальшим звільненням. У день звільнення він на підприємство не прийшов.

Алгоритм дії аналогічний описаному вище.

Працівник не одержав трудову книжку в день звільнення у зв’язку з відсутністю на роботі з певних причин і передав заяву з проханням видати його трудову книжку родичам.

У такому разі працівнику необхідно оформити довіреність для отримання трудової книжки родичами. Видавати трудову книжку під розписку найближчим родичам (без довіреності) можна тільки у разі смерті співробітника (п. 4.3 Інструкції № 58).

Не вдалося вручити трудову книжку звільненому працівникові

У такому разі слід керуватися нормами п. 6.2 Інструкції № 58. Відповідно до цієї норми трудові книжки та їх дублікати, що не були одержані працівниками під час звільнення, зберігаються протягом двох років у закладі окремо від інших трудових книжок працівників, які перебувають на роботі. Після цього строку незатребувані трудові книжки (їх дублікати) зберігаються в архіві протягом 50 років, а після закінчення зазначеного строку їх можна знищити в установленому порядку.

Відповідальність за несвоєчасну видачу трудової книжки

Крім зобов’язання видати трудову книжку працівникові в день звільнення, законодавством установлено відповідальність за несвоєчасну видачу трудової книжки під час звільнення. За порушення встановленого порядку ведення, обліку, зберігання і видачі трудових книжок посадові особи несуть дисциплінарну, а в передбачених законом випадках іншу відповідальність (п. 4 Постанови № 301).

Якщо затримка у видачі трудової книжки сталася з вини роботодавця, тоді доведеться виплатити працівнику середній заробіток за весь час вимушеного прогулу (ст. 235 КЗпП, п. 4.1 Інструкції № 58).

У такому разі днем звільнення вважатиметься день видачі трудової книжки. Про новий день звільнення необхідно видати наказ і внести запис до трудової книжки працівника. Раніше внесений запис про день звільнення визнають недійсним у порядку, установленому п. 2.10 Інструкції № 58.

На тему
Запит прийнято!
Найближчим часом з вами зв’яжеться наш спеціаліст.
Гарного вам дня!
Запит не прийнято.
Ви можете зв'язатися з представниками «Де Візу» за тел. +38 (044) 279-0000
Гарного вам дня!
Долучайся до
команди "De Visu"
Ми переконані, що успіх нашого бізнесу залежить від працівників, тому ми заохочуємо кожного з них до розкриття власного потенціалу та здібностей.

Якщо ви відповідальні, орієнтовані на досягнення високих результатів своєї діяльності та прагнете до постійного розвитку й самовдосконалення, запрошуємо вас приєднатися до нашої команди.

дізнатися більше
112
працівників наразі в усіх філіях "De Visu" Group
Кар'єра