Водія направили у відрядження. Під час рейсової поїздки автомобіль зламався, і його довелося ремонтувати, для чого були потрібні запчастини. З дозволу керівника водій їх придбав, а після повернення з відрядження попросив відшкодувати витрати. Як це зробити – далі.
Звіт про витрачені кошти
Насамперед працівник повинен скласти та подати до бухгалтерії звіт про витрачені кошти. Сума відшкодування не буде його доходом, тож податок на доходи фізичних осіб (далі − ПДФО) із цієї суми не потрібно утримувати.
Відповідно до листа Національного банку України (далі − НБУ) від 14.09.2016 р. № 18-0005/76945 відносини, що виникли між підприємством і працівником, який за власні кошти придбав товари (роботи, послуги), мають цивільно-правовий характер. Також вони регулюються ст.ст. 1159, 1160 Цивільного кодексу України (далі – ЦКУ).
Слід звернути увагу, що такі відносини мають багато спільних рис із трудовими. Оскільки товари були придбані для потреб підприємства, у межах службових повноважень працівника, то витрати відшкодовують за рахунок підприємства. Мінсоцполітики в листі від 14.09.2016 р. № 13517/0/14-16/13 рекомендує розглядати такі відносини в рамках трудового законодавства.
У статті 1159 ЦКУ не уточнюється, за якою формою потрібно складати звіт. Утім, радимо скористатися Звітом про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, затвердженим наказом Мінфіну від 28.09.2015 р. № 841.
Готівкові обмеження
Відповідно до вимог нового Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 29.12.2017 р. № 148, граничні обмеження залишилися без змін, а гранична сума розрахунків готівкою підприємств (підприємців) між собою впродовж одного дня становить 10 000 грн.
Працівник підприємства, який за власні готівкові кошти придбав товарно-матеріальні цінності для виробничих (господарських) потреб підприємства, отримає касовий чек, у якому буде зазначено назву підприємства (підприємця) — продавця товарів (послуг). Отже, буде готівкове обмеження, і впродовж дня не можна видати працівнику готівкою суму, яка перевищує 10 000 грн.
Відображення в обліку
Слід звернути увагу, що документи на придбання запчастин краще оформлювати не на працівника, а на підприємство. Це дасть змогу уникнути проблемних питань з оприбуткуванням.
Матеріальні цінності потрібно оприбуткувати на баланс підприємства за їхньою первісною вартістю, яка фактично буде їхньою собівартістю (п.п. 8, 9 П(С)БО 9 «Запаси»). Надходження запасів необхідно оформити за допомогою прибуткового ордера (типова форма № М-4).
Заборгованість підприємства перед працівником за придбані матеріальні цінності відображається за кредитом субрахунку 372 «Розрахунки з підзвітними особами» у кореспонденції з дебетом субрахунку 207 «Запасні частини».
Податок на прибуток
Відповідно до пп. 134.1.1 Податкового кодексу України (далі − ПКУ) об’єкт оподаткування необхідно визначати на основі «бухгалтерського» фінансового результату. На момент розрахунку підприємства із працівником не виникає ані доходів, ані витрат. Після використання матцінностей їх вартість піде у витрати. Це можуть бути рахунки 23 «Виробництво», 91 «Загальновиробничі витрати», 92 «Адміністративні витрати», 93 «Витрати на збут», 94 «Інші витрати операційної діяльності» залежно від використання запчастин.
ПДВ
У ситуації, що розглядається, не буде податкової накладної. Відповідно до п. 201.11 ПКУ ймовірність отримання податкового кредиту є лише за фіскальним чеком за умови, що вартість придбання запчастин не перевищуватиме 200 грн на день (без ПДВ).
