Під час підготовки оперативного бюджету прогнозовані обсяги продажів і виробництва трансформуються в кількісні оцінки доходів і витрат для кожного з діючих підрозділів компанії. Про що слід пам’ятати, складаючи такий бюджет?
Складники планування
Оперативний бюджет показує плановані операції на майбутній рік для сегмента або окремої функції підприємства. Він складається за основними напрямами і планами, затвердженими під час підготовки бюджету. Оперативний бюджет фактично розробляють всі центри відповідальності, і кожен з них має не тільки свої цілі і завдання, а й обсяги оброблюваної інформації. Надалі всі їхні розробки об’єднуються в єдиний консолідований бюджет підприємства. Цей процес координує бюджетний комітет. Основну роботу під час створення бюджету виконують не тільки фінансові та виробничі центри відповідальності, а й відділ маркетингу. Швидкість, достовірність і точність розрахунків сприяють якості планування.
Складання цього бюджету може розглядатися і як бухгалтерський процес, і як процес управління. Принципова ж відмінність полягає в тому, що бюджетні дані відображають заплановану діяльність підприємства в майбутньому, а не фіксують те, що вже відбулося в минулому.
В оперативному бюджеті, як і в усьому бюджеті підприємства, все взаємопов’язано. На дані оперативного бюджету істотно впливає планований обсяг продажів. На план закупівель чинить значний вплив не тільки обсяг виробництва, але й рішення, пов’язані з товарно-матеріальними запасами, і т. д. Тому перед складанням оперативного бюджету ретельно розробляється порядок створення конкретних частин цього бюджету і термін, протягом якого підготовка кожного з них повинна бути завершена.
Бюджет продажів
Прогноз обсягу продажів – це необхідний попередній етап роботи з підготовки бюджету підприємства. Обсяг продажів і його товарна структура визначають рівень і загальний характер діяльності підприємства. Таким чином, план продажів, який впливає на більшість інших планів, повинен бути складений на самому початку процесу підготовки бюджету. Під час його підготовки необхідно не тільки враховувати рівні обсягу продажів за попередні періоди, а й аналізувати сукупність факторів, кожен з яких може істотно вплинути і на обсяг продажів, і на його залежність від прибутковості продукції.
Надійність прогнозу продажів підвищується в результаті використання комбінацій експертних і статистичних методів. Такий бюджет складається з урахуванням рівня попиту на продукцію підприємства, географії збуту, категорій покупців, сезонних факторів. Він також включає очікуваний грошовий потік від продажів, який в подальшому буде включено до доходної частини бюджету потоку грошових коштів.
Майже всі підприємства під час складання бюджету продажів стикаються з певними труднощами. Це пов’язано з тим, що виручка від реалізації продукції залежить від дій клієнтів підприємства, якими не можна керувати напряму. Розмір планових витрат визначається, насамперед, за допомогою діяльності самого підприємства (крім цін покупних товарів на вході) і тому може плануватися з більшою впевненістю.
Крім цього, потрібно пам’ятати, що продажі як бізнес-процес для всіх підприємств дуже важливі. Тому до розробки моделі бюджету продажів потрібно ставитися дуже серйозно. Особливо тим підприємствам, основний вид діяльності яких — збут продукції. У такій ситуації основну похибку в розрахунках підсумкових фінансових бюджетів дає саме бюджет продажів. Це означає, що якщо бюджет продажів складений некоректно, то, як би детально підприємство не планувало всі інші бюджети, підсумкова похибка розрахунків буде суттєвою, оскільки показники більшості бюджетів залежать від показників бюджету продажів.
Бюджет закупівель
Планом закупівель за видами продукції з використанням асортиментного ряду або за основними постачальниками є бюджет закупівель. Він показує, скільки і якої продукції повинно придбати підприємство не тільки у зовнішніх, а й у внутрішніх постачальників.
Бюджет закупівель є центром відповідальності, пов’язаним із закупівлями, складеним на основі бюджету продажів, оскільки обсяг закупівель безпосередньо залежить від обсягу продажів. При цьому обсяг закупівель сировини і матеріалів залежить від очікуваного обсягу їх використання, а також від передбачуваного рівня запасів. Бюджет закупівель, як правило, складається з урахуванням термінів і порядку погашення кредиторської заборгованості за матеріали.
Формула для обчислення обсягу закупівель і постановки розрахункових даних в бюджет така:
Обсяг закупівель = очікуваний обсяг використання + передбачуваний рівень запасів на кінець періоду – запаси на початок періоду.
Бюджет виробництва
Це план випуску продукції в натуральних показниках, який складається на основі бюджету продажів. Він враховує не тільки виробничі потужності, збільшення або зменшення запасів (бюджет виробничих запасів), а й обсяг зовнішніх закупівель.
Необхідний обсяг випуску продукції розраховується за такою формулою:
Необхідний обсяг випуску продукції = передбачуваний запас готової продукції на кінець періоду + обсяг продажів за цей період – запас готової продукції на початок періоду.
Бюджет виробничих запасів
Такий бюджет містить інформацію, необхідну для підготовки прогнозного звіту про прибутки і збитки. До такої інформації належать:
- дані про виробничу собівартість реалізованої продукції;
- прогнозний балансовий звіт — дані про стан нормованих оборотних засобів (сировини, матеріалів і запасів готової продукції) на кінець планованого періоду.
Обсяг незавершеного виробництва визначається за технологічними особливостями виготовлення продукції.
Бюджет загальновиробничих витрат
Цей бюджет складається з обсягу всіх витрат, пов’язаних з виробництвом продукції, за винятком прямих витрат на матеріали та оплату праці. Загальновиробничі витрати складаються з постійної і змінної частин. Постійна частина планується на основі потреб виробництва, змінна − як нормативна складова.
Бюджет трудових витрат
До прямих витрат на оплату праці відносяться витрати на заробітну плату основного виробничого персоналу. Бюджет витрат на оплату праці готують на основі бюджету виробництва, даних про продуктивність праці і ставок оплати праці. Слід звернути увагу на те, що в бюджеті заробітної плати основного виробничого персоналу необхідно виділяти два складники:
- фіксовану частину оплати праці;
- відрядну частину оплати праці.
Бюджет комерційних витрат
У бюджеті комерційних витрат враховуються всі витрати, пов’язані зі збутом, просуванням і зберіганням товару. Під час складання цього бюджету в окрему групу виділяють постійні витрати: витрати на рекламу і маркетинг та витрати на зберігання товарів на відповідальному зберіганні. Обсяг цих витрат планується на основі рішень менеджменту. Наприклад, може бути прийнято рішення про зміну площі орендованих приміщень.
Бюджет комерційних витрат формується з урахуванням змінних витрат, пов’язаних з комісійною винагородою, витратами на упаковку, складську обробку, транспортування товарів замовникам і залежить від обсягу продажів і закупівель. Розглянутий бюджет пов’язаний з бюджетом змінних загальновиробничих витрат.
Комерційні витрати групуються за категоріями, основними з яких є види продукції, категорії покупців.
Бюджет загальних та адміністративних витрат
Цей бюджет показує всі витрати, не пов’язані з комерційною діяльністю підприємства. Загальні та адміністративні витрати постійні. Бюджет загальних та адміністративних витрат складається на основі бюджетів, підготовлених центрами відповідальності.
Прогнозний звіт про прибутки і збитки
Цей звіт показує, який дохід отримало підприємство за звітний період і які витрати понесло. Інформація про доходи надходить з бюджету продажів, а інформація про витрати, пов’язані з поточною діяльністю підприємства, – з бюджету комерційних витрат і бюджету загальних та адміністративних витрат.
Складання прогнозного звіту про прибутки і збитки − останній етап підготовки оперативного бюджету.
