Особливості обліку дисконтних карт (частина 1)
Система дисконтів повинна мати документальне підтвердження знижок. Поговоримо про це докладніше.
Підтвердженням знижок є договір і маркетингова угода. У них передбачено умови виникнення тих обставин, якими обумовлено надання знижки. Укладаючи договори, рекомендуємо уникати ситуацій, коли для одного і того ж покупця використовуються різні механізми розрахунків, наприклад, регулярні разові знижки з оптової ціни і одночасно бонус за перевищення встановлених обсягів продажів або інші варіанти.
Згідно з п. 1 частини першої ст. 208 Цивільного кодексу України (далі − ЦКУ), угоди між юридичними особами повинні здійснюватися у письмовій формі. Водночас договірні відносини можуть і не оформлятися у вигляді одного документа, підписаного сторонами. Виходячи зі ст. 205 ЦКУ, договір укладається у будь-якій формі, передбаченій для здійснення угод, якщо для таких договорів закон не встановлює певну форму. Це може бути обмін будь-якими документами: листування сторін, оферта. До останньої частиною другою ст. 641 ЦКУ належать, зокрема, рекламні чи інші пропозиції, призначені для невизначеного кола осіб. Якщо сторони домовилися укласти договір у певній формі, він вважається укладеним після надання йому обумовленої форми, навіть якщо закон її і не вимагає. Для роздрібних мереж − це публічно оголошені умови продажу товарів.
Підтвердженням знижок є первинні документи. До них, насамперед, відносяться товаросупровідні документи (первинні, переоформлені, з нульовою ціною). Накладні на відвантаження товару повинні бути складені із зазначенням розміру знижки та принципу її розподілу за номенклатурними позиціями кожної накладної.
Найважливіший первинний документ − акт надання знижок (розрахунок наданих знижок), що документально підтверджує виконання умов надання знижки, передбачених у договорі. Такий акт складає продавець товару. У ньому повинна бути інформація про те, за якими накладними (їх реквізити) і, по можливості, по яким конкретно товарним позиціям, в якому розмірі надана знижка.
Для оформлення деяких видів знижок застосовується спеціальний пакет первинних документів. Якщо товар втратив якість, зовнішній вигляд або з'явилися дефекти в процесі його транспортування, зберігання або навіть реалізації, продавець повинен скласти акт про переоцінку товарів або опис-акт уцінки товарів і продукції та надлишкових товарно-матеріальних цінностей (Додаток до Положення про порядок уцінки і реалізації продукції, що залежалася, з групи товарів широкого вжитку, продукції виробничо-технічного призначення та надлишкових товарно-матеріальних цінностей, у редакції наказу Мінекономіки та Мінфіну України від 15.12.1999 р. № 149/300) і встановити нову продажну ціну.
Оформляти деякі знижки можна звітами комерційних менеджерів, де будуть вказані найменування покупців, реквізити договору, підстави нарахування знижки, її розмір. Періодичність складання таких звітів і порядок їх подання повинні бути зафіксовані в Правилах документообігу продавця, а форма самого звіту затверджена в якості одного з додатків до наказу про облікову політику.
Підтвердженням надання знижки можуть бути різні внутрішні організаційно-розпорядчі документи щодо реалізації продавцем політики знижок. При їх розробленні слід дотримуватися принципу маркетингу − знижки повинні бути не для всіх, або не завжди. Такими документами є наказ або розпорядження керівника, в якому зазначаються причина зниження цін (сезонний розпродаж, маркетингова політика, реалізація дослідних моделей з метою ознайомлення покупців, інші види знижок); період дії знижки; договір з покупцем; публічна інформація про ціни на реалізовані товари (прайс-лист) з відображенням суми знижки і підстав для її надання.
Знижка може бути підтверджена і іншими значимими внутрішніми документами. Це можуть бути рішення ради директорів; затверджені прайс-листи з відображенням суми знижки, підстав для її надання; службові записки з розрахунками та обґрунтуваннями лінійних керівників; затверджені розрахунки розмірів знижок; письмові звіти про результати регулярного аналізу цін конкурентів на аналогічні товари по всіх ринках їх реалізації та інші документи.
Звертаємо увагу: всі внутрішні документи повинні підтверджувати, що знижки сприяють підвищенню купівельного попиту і, як наслідок, збільшенню обсягів продажів і зростання прибутку.
