Витрачати отриману готівкову валюту відряджений працівник може тільки на оплату товарів, послуг, пов'язаних із відрядженням. Тож доручати співробітникові закупівлю товарно-матеріальних цінностей (далі — ТМЦ) у відрядженні за кордоном підприємство не може. І ось чому.
Працівник, який їде в закордонне відрядження, повинен бути забезпеченим авансом відповідно до кошторису витрат: у гривнях — для здійснення витрат під час проїзду по території України, в інвалюті — для витрат за кордоном (лист Мінфіну України «Щодо відшкодування працівнику підприємства витрат на відрядження за кордон» від 21.05.2014 р. № 31-07250-06-29/12181).
Згідно зі ст. 7 Декрету КМУ «Про систему валютного регулювання і валютного контролю» від 19.02.1993 р. № 15-93 розрахунки між резидентами і нерезидентами в межах торговельного обороту можуть здійснюватися тільки через уповноважені банки в порядку, встановленому Національним банком України (далі — НБУ).
У розрахунках між резидентами і нерезидентами в межах торговельного обороту використовується як засіб платежу іноземна валюта та грошова одиниця України – гривня.
Крім того, відповідно до пп. 7.1 п. 7 Правил використання готівкової іноземної валюти на території України, затверджених постановою правління НБУ від 30.05.2007 р. № 200, резиденти — суб'єкти підприємницької діяльності можуть використовувати готівкову іноземну валюту як засіб платежу під час здійснення торгівлі та надання послуг за межами України, а саме:
1) на транспортних засобах, що їм належать (орендовані, зафрахтовані або ті, що формуються в Україні), у разі здійснення міжнародних пасажирських перевезень;
2) на міжнародних виставках (ярмарках), що проходять за кордоном, у разі реалізації товарів.
Таким чином, у наведеному випадку розрахунки між резидентами і нерезидентами в межах торговельного обороту проводяться виключно через уповноважені банки. А працівник, перебуваючи у відрядженні за кордоном, не може купити за готівкові валютні кошти ТМЦ для потреб підприємства.
