Форму інвентаризаційного опису (ф. № М-21) затверджено наказом Мінстату від 21.06.1996 р. № 193. Інвентаризаційний опис за формою № М-21 складають під час зняття натуральних залишків запасів за кожним окремим складом, дільницею, об’єктом, які знаходяться у матеріально відповідальних осіб. В описі зазначають найменування матеріалів, їхні номенклатурні номери, тип, сорт, розмір та інші ознаки відмінності. Що ще потрібно знати про оформлення результатів інвентаризації?
У кінці інвентаризаційного опису підписуються усі члени комісії та матеріально відповідальні особи. Крім форми № М-21, підприємство може оформлювати результати інвентаризації за допомогою Інвентаризаційного опису запасів. Форми таких документів затверджено наказом Мінфіну від 17.06.2015 р. № 572. У цій формі текст розписок включено до інвентаризаційного опису, тому їх не потрібно брати окремо.
Зауважимо, що також існує Інвентаризаційний опис матеріальних цінностей, прийнятих на відповідальне зберігання, який застосовується для відображення даних про перерахунок запасів, що перебувають на комісії, переробці, відповідальному зберіганні тощо.
Після закінчення інвентаризації запасів матеріально відповідальна особа повинна підписати розписку, наведену в інвентаризаційних описах, про те, що всі запаси, які відображено в інвентаризаційному описі, комісія перевірила в натурі в присутності матеріально відповідальної особи і внесла в опис, у зв’язку з чим претензій до інвентаризаційної комісії немає.
Якщо за результатами інвентаризації виявлено відхилення фактичних даних про запаси від облікових, перелік таких запасів заносять до звіряльної відомості результатів інвентаризації запасів. Таку відомість бухгалтер підприємства складає не менше ніж у двох примірниках. На підставі цього документа виявлені розбіжності відображають у бухгалтерському обліку.
На активи, що належать іншим підприємствам, складають окремі звіряльні відомості, копії яких надсилають власнику (п.п. 20, 21 р. ІІ Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затвердженого наказом Мінфіну від 02.09.2014 р. № 879; далі – Положення № 879).
Варіантами виявлених відхилень фактичних даних від облікових є наявність залишків та/або нестач.
Надлишок запасів – це перевищення фактичної кількості запасів над даними, зазначеними в бухгалтерському обліку. Однак навряд чи такий випадок можна однозначно назвати бонусом для підприємства. Адже надлишок ТМЦ виникає, найімовірніше, у результаті допущених раніше помилок. Щоб правильно відобразити надлишок запасів в обліку, назвемо можливі причини його виявлення:
· відсутність первинного документа і неможливість встановити факт отримання запасу;
· запас списали, зокрема, для виробничих цілей, однак фактично не передали;
· у бухгалтерському обліку помилково не оприбуткували запас, хоча його отримання підтверджує первинний документ;
· пересортиця.
