Інструкцією про порядок відкриття, використання і закриття рахунків у національній та іноземних валютах, затвердженою постановою Правління НБУ від 12.11.03 р. № 492 (далі — Інструкція № 492), передбачено, для яких цілей можна використовувати корпоративну банківську платіжну картку.
Юрособа або фізособа – підприємець (через держателя картки) не можуть використовувати корпоративну картку для одержання зарплати та інших виплат соцхарактеру, розрахунків за зовнішньоторговельними договорами (контрактами) та здійснення іноземних інвестицій в Україну та інвестицій резидентів за її межі (див. абз. 1 п. 8.3 Інструкції № 492).
В Інструкції № 492 прописано, як можна застосовувати корпоративну картку лише для інвалютних картрахунків. Так, кошти з поточного рахунку в інвалюті юрособа та фізособа – підприємець можуть використати за допомогою електронного платіжного засобу виключно для:
- одержання готівки за межами України для оплати витрат на відрядження;
- розрахунків у безготівковій формі за межами України, які пов'язані з витратами на відрядження та витратами представницького характеру, а також на оплату експлуатаційних витрат, пов'язаних з утриманням та перебуванням повітряних, морських, автотранспортних засобів за межами України, відповідно до умов Кодексу торговельного мореплавства України, Повітряного кодексу України, Конвенції про міжнародну цивільну авіацію, Міжнародної конвенції про дорожній рух.
На думку автора, і гривневу корпоративну картку можна застосовувати для витрат на відрядження. Адже це не заборонено п. 8.3 Інструкції № 492.
Відповідно до п. 5 р. І Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон у редакції наказу Мінфіну України від 17.03.11 р. № 362 (далі — Інструкція про відрядження) аванс відрядженому працівникові дозволено виплачувати готівкою або перераховувати у безготівковій формі на відповідний рахунок для використання із застосуванням платіжних карток.
Кошти, які підприємство перераховує на рахунок корпоративної картки, в момент їх зарахування не вважають виданими працівнику під звіт, оскільки такі суми поки що зберігаються на рахунку підприємства.
Аванс буде виданий лише в момент, коли працівник зніме готівку з картки (через банкомат або касу банку/торгівельного підприємства) чи розрахується нею безготівково (через платіжний термінал).
Особливості звітування за коштами, отриманими як аванс на відрядження з корпоративної картки, прописані в пп. 170.9.3 Податкового кодексу України від 02.12.2010 року № 2755-VІ (далі — ПКУ).
Так, якщо готівку отримували через банкомат, касу банку або через касу торгівельного підприємства, то Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, за формою, затвердженою наказом Міністерства доходів та зборів України від 24.12.13 р. № 845 (далі — Авансовий звіт), подають до закінчення 3-го банківського дня, наступного за днем завершення відрядження (див. абз. «а» пп. 170.9.3 ПКУ).
Якщо під час службових відряджень відряджена особа застосувала платіжні картки для проведення розрахунків у безготівковій формі, то строк подання Авансового звіту не повинен перевищувати 10 банківських днів. За наявності поважних причин роботодавець (самозайнята особа) може його продовжити до 20 банківських днів (до з'ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами) (див. абз. «б» пп. 170.9.3 ПКУ).
Не забувайте: разом з Авансовим звітом або до його подачі слід повернути в касу або ж на рахунок підприємства невикористану під час відрядження готівку, зняту з корпоративної картки. Працівник зобов'язаний повернути невикористану частину готівкового авансу (отриманого з корпоративної банківської картки) в тих грошових одиницях, у яких йому видали аванс (п. 17 р. ІІІ Інструкції про відрядження).
До Авансового звіту слід подати документи, які підтверджують витрати, понесені під час відрядження. Крім того, слід подати і квитанції платіжного термінала, чеки банкомата, сліпи та інші документи (копії видаткового ордера, довідки за встановленими формами тощо) — п. 2.12 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 15.12.04 р. № 637.
