Для правильного відображення в обліку ремонтів і поліпшень орендованих основних засобів важливо чітко визначити, чи призводять такі операції до збільшення майбутніх економічних вигід від використання основного засобу. Саме від цього залежатиме облік витрат на ремонт чи поліпшення.
Рішення про характер і ознаки конкретних робіт приймає керівник підприємства (п. 29 Методичних рекомендацій з бухгалтерського обліку основних засобів, затверджених наказом Мінфіну України від 30.09.2003 р. № 561, далі — Методрекомендації № 561).
Так, витрати на підтримання орендованого основного засобу в робочому стані, які не збільшують первісно очікуваної суми майбутніх економічних вигід від його використання, орендар вправі відразу списати до витрат: Дт 23, 91, 92, 93, 94 (рахунок витрат обирають залежно від мети використання орендованого об’єкта основних засобів (далі − ОЗ)).
Щодо витрат, пов’язаних з поліпшенням (модернізація, дообладнання, капітальний ремонт тощо) об’єкта ОЗ, що призводять до збільшення майбутніх економічних вигід, то орендар зобов’язаний відображати в обліку такі витрати як капітальні інвестиції у створення інших необоротних матеріальних активів (абз. 2 п. 8 П(С)БО 14 «Оренда», п. 21 Методрекомендацій № 561).
Зазначені витрати накопичуються на Дт субрахунку 153 «Придбання (виготовлення) інших необоротних матеріальних активів» і після завершення відповідних робіт списують на субрахунок 117 «Інші необоротні матеріальні активи». Відповідно буде проведення Дт 117 Кт 153.
Як бачимо, в обліку виникне умовний ОЗ, який потрібно амортизувати упродовж строку його корисного використання, починаючи з місяця, наступного за місяцем завершення поліпшувальних робіт (введення об’єкта в експлуатацію). З огляду на приписи п.п. 23, 24, 29 П(С)БО 7 строк амортизації такого «умовного» об’єкта не може перевищувати строк дії договору оренди.
У разі повернення орендованого об’єкта основних засобів, який в минулих періодах був покращений, орендарю слід списати сформований в обліку «умовний» об’єкт (п. 33 П(С)БО 7 «Основні засоби»).
Відповідно будуть проведення Дт 976 «Списання необоротних активів» Кт 117 (на суму залишкової вартості поліпшень «умовного» ОЗ) та Дт 132 «Знос інших необоротних матеріальних активів» Кт 117 (на суму нарахованого зносу).
Для оформлення такої господарської операції варто скласти первинний документ. Можна використати акт приймання-здачі відремонтованих, реконструйованих та модернізованих об’єктів (типова форма № ОЗ-2, затверджена наказом Мінстату України від 29.12.95 р. № 352). Звісно, трохи його відкоригувавши під специфіку операції. Можна також скласти акт приймання-передачі поліпшень у довільній формі, зазначивши в ньому всі обов’язкові реквізити первинного документа (див. приписи ч. 2 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. № 996-XIV).
