Представницькі витрати відповідно до п. 18 П(С)БО 16 «Витрати», як і загальні корпоративні витрати, належать до адміністративних. Якщо понесені витрати класифікуються як витрати на рекламу та/або дослідження ринку, то відповідно до п. 19 П(С)БО 16 їх слід віднести до витрат на збут. Про бухгалтерський і податковий облік представницьких витрат – далі.
Бухгалтерський облік
Згідно з Інструкцією про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств і організацій, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 30.11.1999 р. № 291, представницькі витрати відображаються в бухгалтерському обліку такими записами:
- віднесено витрати на бронювання місць у готелі й проживання, на транспортне й буфетне обслуговування у складі витрат: Дт рахунку 92 «Адміністративні витрати» (дебет рахунку 93 «Витрати на збут») – Кт субрахунку 685 «Розрахунки з іншими кредиторами»;
- відображено податок на додану вартість (далі − ПДВ) у складі податкового кредиту: Дт субрахунку 641/ПДВ – Кт субрахунку 685;
- перераховано кошти з розрахункового рахунку підприємства на оплату бронювання місць у готелі й проживання, за транспортне й буфетне обслуговування: Дт субрахунку 685 – Кт субрахунку 311 «Поточні рахунки в національній валюті»;
- нараховано винагороду перекладачеві, задіяному на переговорах, відповідно до договору цивільно-правового характеру: Дт рахунку 92 (93) – Кт субрахунку 663 «Розрахунки за іншими виплатами»;
- нараховано єдиний соціальний внесок на винагороду: Дт рахунку 92 (93) – Кт субрахунку 651 «Розрахунки iз загальнообов’язкового державного соціального страхувaння»;
- видано гроші в підзвіт на проведення культурної програми: Дт субрахунку 372 «Розрахунки з підзвітними особами» – Кт субрахунку 301 «Каса в національній валюті»;
- куплено квитки до театру і використано під час проведення культурної програми (до авансового звіту прикріплено квитки), що підтверджено актом довільної форми: Дт субрахунку 92 (93) – Кт субрахунку 372.
Податок на доходи фізичних осіб
Для відображення в обліку представницьких витрат слід мати на увазі, що відповідно до вимог Податкового кодексу України (далі – ПКУ) до складу оподатковуваного доходу платника податку включаються:
- сума надміру витрачених коштів, отриманих платником податку на відрядження або під звіт і не повернутих у встановлені законодавством строки (пп. 164.2.11 ПКУ);
- суми грошового або майнового відшкодування будь-яких витрат або втрат платника податку, крім тих, які обов'язково відшкодовуються згідно із законом за рахунок бюджету або звільняються від оподаткування відповідно до розділу IV ПКУ (пп. «г» пп. 164.2.17 ПКУ).
Тобто, якщо платник податків не повертає протягом установленого строку суму, видану йому під звіт, а також у випадку несвоєчасного надання авансового звіту ці кошти підлягають оподаткуванню податком на доходи фізичних осіб (далі – ПДФО). При цьому відповідно до пп. «б» пп. 170.9.1 ПКУ податковим агентом платника податків є особа, що видала таку суму, а якщо гроші видавалися під звіт для виконання окремих цивільно-правових дій від імені й за рахунок особи, що їх видала, об'єктом оподаткування буде сума перевищення над фактичними витратами платника податків на виконання таких дій.
До таких сум перевищення не включаються та не оподатковуються документально підтверджені витрати, здійснені за рахунок готівкових чи безготівкових коштів, наданих платнику податку під звіт роботодавцем на організацію та проведення прийомів, презентацій, свят, розваг та відпочинку, придбання та розповсюдження подарунків, у встановлених межах, що здійснені таким платником та/або іншими особами з рекламними цілями.
Тому для попередження проблем у разі перевірок органами Державної фіскальної служби України рекомендується одержувати аванс для здійснення витрат на представницькі витрати і звітувати про його використання до закінчення п'ятого банківського дня, що настає за днем, у якому платник податків завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням і за рахунок особи, що видала кошти під звіт (пп. «б» пп. 170.9.2 ПКУ).
Податківці в ЗІР у категорії 103.02 на запитання «Чи підлягає оподаткуванню ПДФО сума, отримана під звіт (компенсована ФО, яка витратила власні кошти) для проведення представницьких витрат ЮО (не в рекламних цілях)?» надали відповідь: «Cума, отримана під звіт (компенсована фізичній особі, яка витратила власні кошти) для проведення представницьких витрат юридичної особи (не в рекламних цілях), підлягає оподаткуванню податком на доходи фізичних осіб на загальних підставах».
З огляду на відповідь податківців, можна зробити висновок, що контролери напряму пов'язують представницькі витрати з рекламою підприємства чи продукції/послуг.
