Не секрет, що закордонні відрядження мають низку особливостей. Нерідко працівники бухгалтерської служби стикаються з питаннями, на які важко однозначно відповісти. Зокрема, за яким курсом переводити валюту, що була витрачена під час відрядження, якщо аванс видавався в гривнях?
Аванс на відрядження
Нагадаємо, обов’язок підприємства видати відрядженому працівнику аванс визначено п. 4 р. І та п. 5 р. ІІІ Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.1998 р. № 59 (далі – Інструкція № 59). Тобто для підприємств, що фінансуються повністю або частково за рахунок бюджетних коштів, передбачено обов’язкове забезпечення авансом відряджених працівників у межах суми, визначеної на оплату проїзду, найм житлового приміщення і добові витрати.
Для госпрозрахункових підприємств такого обов’язку нормативними документами не передбачено. Але відповідно до ст. 121 Кодексу законів про працю співробітникам, які направляються у відрядження, виплачуються: добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад та витрати на найм житлового приміщення в порядку і розмірах, визначених законодавством. Тобто аванс таки слід видати та відобразити це в Положенні про відрядження підприємства або в наказах про відрядження.
Валюта авансу
У випадку відрядження за кордон аванс видається в національній валюті держави, до якої відряджається працівник, або у вільно конвертованій валюті (п. 5 р. ІІІ Інструкції № 59). Про це зазначалося, зокрема, й фахівцями Міндоходів у листі від 30.09.2013 р. № 12251/6/99-99-22-02-04-18. Госпрозрахункові підприємства валюту авансу на закордонне відрядження повинні самостійно визначити внутрішнім документом, наприклад, Положенням про відрядження або безпосередньо в наказі про відрядження, зважаючи, що дія Інструкції № 59 на них не поширюється.
До речі, Мінфін у листі від 21.05.2014 р. № 31-07250-06-29/12181 зазначив, що працівник, який їде в закордонне відрядження, повинен бути забезпеченим авансом відповідно до кошторису витрат: у гривнях – для здійснення витрат під час проїзду по території України, в інвалюті – за кордоном.
Аванс може видаватися готівкою або перераховуватися в безготівковій формі на відповідний рахунок для використання із застосуванням платіжних карток.
Наголосимо, що нормативно-правові акти прямо не забороняють видавати аванс у гривнях для закордонних відряджень. Пряму вимогу про його надання в інвалюті містить лише п. 5 р. ІІІ Інструкції № 59, яка поширюється тільки на бюджетні установи та підприємства. Якщо внутрішній документ підприємства передбачає обов’язковість забезпечення інвалютним авансом, то підприємство повинно отримати готівку в інвалюті і видати працівнику, який направляється у відрядження за кордон. Про порушення в разі видачі гривневого авансу на відрядження за кордон можна говорити, коли внутрішніми документами підприємства передбачена обов’язкова видача авансу у валюті.
Складання авансового звіту
Згідно з п. 5 П(С)БО 2 операції в іноземній валюті під час первісного визнання відображаються у гривнях шляхом перерахунку суми в іноземній валюті за валютним курсом на дату здійснення операції (дату визнання зобов’язань, витрат).
Отже, при складанні авансового звіту валюту слід перерахувати в гривні за курсом Нацбанку на день його затвердження.
Якщо ж коштів не вистачило на витрати, пов’язані з відрядженням за кордон, у т.ч. понесені у валюті, працівнику їх відшкодовують після надання авансового звіту – в гривнях за офіційним курсом нацвалюти до іноземної, встановленим НБУ на день погашення заборгованості.
